08.10.2020

Алєна Галюта, Activitis: Facility management бізнес-центрів. На що необхідно звертати увагу, обираючи офіс

Авторська колонка Алєни Галюти, генерального директора Activitis

Facility management – порівняно нове поняття в українському бізнесі. Та й у світі воно з’явилося у 80-х роках минулого сторіччя. Так називають комплекс послуг з обслуговування нерухомості. Зазвичай facility management – це те, що опиняється поза увагою офісних співробітників. Вони приходять на роботу в чисте приміщення, вмикають комп’ютери, під’єднані до інтернету, мають чисте повітря та комфортну температуру через вентиляцію та кондиціонери у просторах. Усі ці умови досягаються і зберігаються лише завдяки ефективному facility management.

Саме тому, обираючи бізнес-центр для оренди, необхідно звернути увагу на декілька важливих речей, які дадуть змогу працювати над своїми завданнями, не відволікаючись на побутові труднощі.


CRM-система

Це дуже важливо. Уявіть, ви вперше в новому офісі, розставили комп’ютери, кулери, кавові машини. Проходить день, а у вас ламаються двері та зникає інтернет. Ви не знаєте, що робити. Даєте завдання офіс-менеджеру, він дзвонить на рецепцію, чекає, доки звільниться лінія, потім його слухають, обіцяють, що прийде майстер, проходить декілька годин, а спеціаліста все ще немає. Потім виявляється, що він дуже зайнятий і вирішить ваші питання лише завтра. Як наслідок, у вас відкритий офіс, люди не можуть працювати, ви втрачаєте гроші.

Якщо є CRM, ви самостійно та швидко можете залишити заявку й у реальному часі відстежувати її виконання, розраховувати час тощо. Якісний facility management бізнес-центру повинен мати таку систему.


Ремонт

Також важлива ситуація з ремонтом. Наразі топові бізнес-центри здають офіси з готовим облаштуванням просторів. Але буває й таке, що вам доведеться зайнятися цим питанням самотужки. У такому разі необхідно із самого початку дізнатися, чи є в орендодавців свої бригади робочих, наскільки відповідають ринку ціни на їхні послуги, якими ліфтами можна возити будівельні матеріали тощо.


Рецепція

Зазвичай перше враження про вашу компанію складається на рецепції бізнес-центру. Тому необхідно звертати увагу на консьєрж-сервіс, зовнішній вигляд і спілкування персоналу, обладнання секретарів, охорони, майстрів, прибиральників. У таких речах не має бути прогалини. Інакше можна скільки завгодно декларувати свою успішність та експертизу, але клієнти чи колеги вам не повірять, щойно переступивши поріг бізнес-центру.


Інженерія

Фізичне та психічне здоров’я ваших працівників, комфорт їхньої роботи, лояльність до вашої компанії – усе це безпосередньо залежить від інженерії офісу, пожежної безпеки, покриття мобільної мережі, вентиляційної системи та кондиціонерів. Тому такі речі варто ретельно перевіряти на першому огляді потенційної локації.


Гнучкість

З погляду комерції цікаво звертати увагу на те, як поводиться орендодавець: чи він прагне якнайшвидше здати офіс і забути на рік, чи він, мов банк, пропонує різні пакети послуг, гнучкі умови співпраці тощо. Найкращий оператор – той, який настільки подобається, що ви хочете платити йому більше.


Наслідки поганого facility management для бізнесу

Бізнес-центри класифікуються за рівнями – А, B, C. Але на нашому ринку об’єкти категорії А часто-густо наближаються до B+. Це щось схоже на готелі Туреччини із завищеною зірковістю, які за європейською стандартизацією мали б нижчий клас. Через те що facility management деяких бізнес-центрів не відповідає стандартам, орендар може значно збільшити витрати.

Мало хто при заїзді до нового офісу уважно читає договір, ще менше – перевіряє якість роботи вентиляції та кондиціонерів тощо. Внаслідок цього при виникненні перших проблем з’являється потреба платити за ремонт із власної кишені. А це може бути й ремонт обладнання, і робота будівельників, електриків (розетки несправні), прибиральників (немає власного клінінгу, не вивозять сміття). Такі нюанси додають велике фінансове навантаження до оренди.

Є цілком робочий варіант – найняти сторонню компанію для виконання facility management. Це може зекономити ваші гроші. Але не кожен бізнес-центр дозволяє залучення орендарями сторонніх компаній, тому про такі речі також необхідно говорити із самого початку.

Пам’ятайте, офіс – це інструмент для вашого бізнесу, як комп’ютер, телефон чи автомобіль. Якщо з приміщенням будуть проблеми, замість комерції ви займатиметеся їх вирішенням, що може призвести до значних втрат.


cp201-12.jpg

Управління нерухомістю та фінансами activitis.com.uа

Авторська колонка опублікована в журналі Commercial Property №8(205вересень 2020.