Оптимизация расходов как неотъемлемая часть управления объектом




Одной из основных задач управляющей компании является оптимизация расходов на эксплуатацию
фото: Олег Герасименко

Оптимизация расходов на эксплуатацию объектов недвижимости является пока еще не очень актуальной темой для украинского рынка. Это связано, прежде всего, с тем, что, к примеру, на рынке офисной недвижимости существует большой объем неудовлетворенного спроса, соответственно, все выводимые на рынок площади поглощаются, зачастую независимо от качества самого объекта и его управления в частности. Кроме того, арендатором оплачивается, как правило, плавающая ставка операционных расходов, покрывающая затраты на обслуживание объекта. Однако излишние и неоправданные затраты на эксплуатацию означают или неграмотное проектирование объекта, которое скажется в том числе и на длительности жизненного цикла здания, или непрофессиональное управление, что, в свою очередь, влияет на имидж объекта в целом и на интерес к его приобретению иностранными инвесторами в частности.
Кроме того, рост стоимости персонала и коммунальных услуг, в частности, электроэнергии, в перспективе ближайших нескольких лет могут означать значительное увеличение расходов на эксплуатацию зданий в Украине.


КОМУ ДОВЕРИТЬ УПРАВЛЕНИЕ?
Основное предназначение объекта коммерческой недвижимости – это генерирование дохода. Соответственно, девелопмент, в первую очередь, направлен на создание объектов, которые в долгосрочной перспективе будут гарантированно приносить владельцу высокий доход. Достичь этого можно только при условии профессионального управления объектом, начиная с арендных отношений и заканчивая техническим обслуживанием. Одной из задач управляющей компании является также оптимизация расходов на эксплуатацию.
На сегодняшний день на украинском рынке наиболее распространенной схемой является создание департаментов по управлению объектами недвижимости внутри девелоперских структур. Рынок профессиональных услуг по управлению коммерческой недвижимостью в Украине пока еще не сформирован по ряду причин. С одной стороны, специализированные международные компании не интересовались украинским рынком, поскольку отсутствовал спрос на их услуги со стороны украинских девелоперов. С другой – украинские девелоперы не проявляли интерес к услугам сторонних управляющих компаний ввиду отсутствия достойного предложения, а также желания сэкономить. В то время, как в западных странах привлечение к управлению объектов недвижимости сторонней компании является стандартной практикой, украинские девелоперы предпочитали создавать собственные департаменты по управлению. Многие украинские девелоперские компании, имеющие в своем портфеле большое количество офисных проектов, накопили достаточно весомый опыт в управлении объектами недвижимости.
Хотя рынок коммерческой недвижимости Украины еще далек от насыщения, и все еще остается рынком арендодателя, эксперты отмечают рост его профессионализма, связанный, прежде всего, с выходом крупных международных девелоперских компаний. Ввод в эксплуатацию целого ряда заявленных к реализации объектов офисной недвижимости высокого класса через несколько лет будет способствовать формированию конкуренции. При этом конкурентоспособными будут объекты, соответствующие всем международным стандартам, важным пунктом которых является профессиональное управление. Кроме того, при продаже объекта недвижимости для покупателей, которыми чаще всего выступают международные инвестиционные фонды, одним из важных условий является присутствие профессиональной управляющей компании.
Из всего вышесказанного следует, что аутсорсинг в сфере управления недвижимостью на украинском рынке имеет большие перспективы. Уже сейчас наметился рост спроса на услуги сторонних управляющих компаний, прежде всего, со стороны международных девелоперов, выходящих на украинский рынок.


Алексей Немирович, директор департамента управления недвижимостью CB Richard Ellis
фото: CB Richard Ellis

Алексей Немирович, директор департамента управления недвижимостью CB Richard Ellis, отмечает: «Аутсорсинговыми решениями в сфере управления коммерческой недвижимостью в Украине пользуются, в основном, международные девелоперы. Для них привлечение профессионалов к выполнению определенных функций является естественным способом организации бизнеса, что уже подтвердило свою эффективность на практике. При этом совсем не многие локальные девелоперы переводят в денежные единицы свое время, затраченное на решение непрофильных задач, которое вместо этого могло быть полностью посвящено основному виду деятельности – реализации новых идей и достижению новых целей. Очевидность преимуществ аутсорсинга и положительный опыт ведущих компаний в области недвижимости во всем мире дают нам право утверждать, что принятие стороннего управления как неотъемлемого элемента схемы девелопмента проекта постепенно станет необходимым условием для успешной реализации и обеспечения конкурентоспособности также и среди украинских компаний».
Одним из основных факторов, тормозящих активное развитие рынка профессиональных управляющих компаний, эксперты называют недостаточный объем информации о преимуществах аутсорсинга и недоверие к сторонним управляющим компаниям со стороны украинских девелоперов.
Преимущества аутсорсинга для управления объектом недвижимости, как и для других составляющих девелопмента, заключаются, прежде всего, в отсутствии необходимости содержать в структуре девелоперской компании целый штат сотрудников, являющихся профессионалами в различных сферах. Привлечение профессиональной управляющей компании должно восприниматься не как дополнительные расходы, а как экономия на затратах на эксплуатацию. Причем эта экономия может быть достигнута еще на этапе строительства, в случае привлечения управляющей компании в начале разработки проекта.


Сергей Сергиенко, управляющий партнер CB Richard Ellis
фото: CB Richard Ellis

Говоря о преимуществах привлечения сторонней управляющей компании, Сергей Сергиенко, управляющий партнер CB Richard Ellis, отмечает, что, помимо концентрации ресурсов на основном виде деятельности, аутсорсинг означает также «экономию затрат, необходимых на изучение специфики непрофильного бизнеса, поиск и привлечение высококвалифицированных специалистов в области управления недвижимостью. При этом владелец недвижимости получает более высокое качество услуг от специализированной профессиональной компании и оптимизацию расходов на управление объектом за счет эффективных методов эксплуатации. Профессиональное управление недвижимостью также повышает стоимость объекта на рынке как актива и его привлекательность для арендаторов, что дает возможность повышения арендной ставки и привлечения качественных и надежных арендаторов».
Поскольку рынок аутсорсинга в области управления недвижимостью в Украине еще не сформирован, нет также практики проведения тендеров на услуги управляющих компаний, являющейся стандартной для европейского и российского рынков. Ведь как раз при проведении тендера и закладывается основа для будущей оптимизации, поскольку участники конкурса должны предложить наиболее профессиональные услуги по интересной для владельца цене.
Алексей Немирович отмечает: «К сожалению, открытые тендеры на привлечение управляющей компании в Украине практически не проводятся. Часто интерес некоторых девелоперов к профессиональным компаниям по управлению недвижимостью сводится к сбору информации об услугах и ценообразовании последних с целью самостоятельно составить бюджет эксплуатационных расходов объекта, а не выбрать лучшую компанию, чтобы передать ей управление зданием. Такая ситуация является данностью развивающегося рынка».


ОПТИМИЗАЦИЯ НА ЭТАПЕ ПРОЕКТИРОВАНИЯ
Для наиболее эффективной оптимизации расходов на эксплуатацию объекта недвижимости управляющую компанию необходимо привлекать еще на этапе проектирования, что на западных рынках является стандартной практикой. Исследование и анализ будущей эксплуатации объекта необходимо проводить на стадии предпроектной подготовки.
Комментируя ситуацию на российском рынке, Дмитрий Павлоцкий, член совета директоров компании Drees&Sommer, Project Management and Building Technologies, отмечает: «Российский заказчик начинает интересоваться вопросами эксплуатации, как правило, только после того, как проект практически реализован. Пришедшие же на объект представители эксплуатационной компании выявляют целый перечень нестыковок, а порой и явных ошибок: неоптимальный выбор технологий, отделочных материалов, инженерных систем, оборудования и т.д. Специалисты утверждают: если не было бы этих просчетов, объем инвестиций в проект мог бы оказаться значительно меньше вложенного инвесторами. Эта разница может достигать 15%. Плюс ко всему собственники объекта имели бы приличную экономию на эксплуатационных расходах. Максимально подготовленный проект является и максимально эффективным. Если посмотреть на распределение ресурсов по нашему типичному проекту, то более 60% приходится на стадию подготовки проекта и около 40% – на стадию строительства».
Услуги по оценке объекта с позиции будущей эксплуатации могут предоставляться как управляющей компанией, которая в перспективе будет управлять этим объектом, так и узкоспециализированными компаниями, оказывающими услугу стратегического facility management consulting.


Дмитрий Павлоцкий, член совета директоров компании Drees&Sommer, Project Management and Building Technologies
фото: Drees&Sommer

Управляющая компания или консультант на этапе проектирования должны спрогнозировать и сделать предварительный расчет будущих эксплуатационных расходов. Должны быть также подготовлены рекомендации по оптимизации затрат. Все материалы и оборудование, которые будут использованы при строительстве объекта, оцениваются с позиции долговечности и будущего обслуживания и ремонта. То есть управляющая компания должна оценить создаваемый объект недвижимости с точки зрения его жизненного цикла. К примеру, в европейских государствах консультанты по стратегическому facility management производят расчет стоимости всего жизненного цикла здания (30-40 лет).
Владимир Шимкин, генеральный директор Quinn Properties Ukraine, отмечает: «Наиболее правильно, когда все аспекты, связанные с управлением объекта и его обслуживанием, прорабатываются специалистами на этапе проектирования. На данном этапе привлекаются специалисты по управлению и обслуживанию, которые дают свои рекомендации касательно выбора оборудования и его расположения, системы освещения, лифтов, и оценивают, в частности, объем электроэнергии, который будет потребляться этим объектом. Специалисты просчитывают также необходимое количество машиномест и расположение парковок. Управляющая компания привлекается, в том числе, непосредственно во время проведения строительных работ для наблюдения за ходом строительства. Контроль на этапе строительства чрезвычайно важен, поскольку все оборудование и инженерные системы после ввода объекта в эксплуатацию необходимо будет обслуживать. Поэтому от того, насколько правильно они установлены и насколько качественно выполнены строительные работы, зависит стоимость эксплуатации объекта в дальнейшем. Ведь качество работ и материалов с точки зрения дальнейшей эксплуатации может быть оценено только теми специалистами, которые знают, что такое эксплуатация».
На этапе проектирования необходимо также учесть будущий процесс снабжения офиса, вывоз мусора. К примеру, один и тот же лифт не может быть использован для поставки продуктов питания и вывоза мусора.
Должна проводиться проверка используемых отделочных материалов как с позиции стоимости, так и будущей эксплуатации. Например, одинаковая отделка стен от двух разных производителей может потребовать совершенно разных бюджетов на косметический и капитальный ремонт.
Разрабатываются также схемы и оценивается загрузка будущего инженерного обеспечения здания. При этом обязательно должна учитываться ремонтодоступность инженерного оборудования и производиться расчет площадей для технических помещений. Фасадные решения должны оцениваться также с позиции будущих затрат на их обслуживание.


Владимир Шимкин, генеральный директор Quinn Properties Ukraine
фото: Иван Рудюк

Однако при решении вопросов, касающихся будущего внешнего вида здания, необходим разумный компромисс между экономией и эстетическими факторами. К примеру, можно не осуществлять освещение фасада здания и таким образом сэкономить. Однако внешнее освещение повышает привлекательность объекта и улучшает его имидж в целом.
Для того чтобы учесть все нюансы будущей эксплуатации, одним из инструментов управляющих компаний является каталог требований к проектной документации с точки зрения будущей эксплуатации.
Дмитрий Павлоцкий подчеркивает необходимость комплексного подхода ко всем процессам эксплуатации: «Еще на ранних стадиях разработки проектной документации необходимо ответить на вопросы: кто будет заниматься техобслуживанием, кто будет осуществлять ввод в эксплуатацию инженерных систем, на что надо обратить внимание при заключении контрактов на техобслуживание, куда должны поступать сигналы о неисправности и т.д. Чтобы человек, который будет принимать эти сигналы, мог правильно отреагировать, ему необходимо дать четкие инструкции с алгоритмом действий».


ОПТИМИЗАЦИЯ НА РЕАЛИЗОВАННОМ ОБЪЕКТЕ


Тендеры являются наиболее эффективной схемой выбора субподрядчиков, к примеру, клининговых и охранных служб
фото: Олег Герасименко

Если на этапе проектирования объекта не были учтены все вопросы будущей эксплуатации, при функционировании здания могут возникнуть как локальные проблемы, связанные с недостаточно оптимальной структурой расходов, так и глобальные, при которых оптимизация затрат будет возможна только за счет замены оборудования, элементов эксплуатации.
Оптимизация на реализованном объекте начинается с анализа всех систем здания, формирования бюджета на управление объектом и разработки наиболее эффективных схем управления и обслуживания. При этом в случае проведения тендеров на выбор управляющей компании, оптимизация расходов начинается с момента подачи документов на участие в тендере, поскольку каждая управляющая компания старается предложить качественные услуги по наиболее привлекательной цене.
При построении оптимизирующих схем разрабатывается общий бюджет на эксплуатацию объекта, определяются наиболее затратные статьи и методы их экономии.
Владимир Шимкин выделяет следующие статьи расходов на эксплуатацию здания на примере первой очереди БЦ «Леонардо» (в скобках указан процент от общей суммы расходов):
– уборка объекта (12%);
– электричество для всего объекта, мест общего пользования, освещение (22%);
– подача воды (холодная вода) (1%);
– эксплуатация противопожарного оборудования, спринклерная система, система оповещения о пожаре (7%);
– техническое обслуживание и эксплуатация котельной (2%);
– обслуживание электросетей здания (5%);
– дератизация, дезинфекция (0,2%);
– техническое обслуживание узла учета газа (0,4%);
– обслуживание лифтов (1%);
– обслуживание системы вентиляции, кондиционирования, отопления и системы канализации (11%);
– административные услуги – услуги управляющей компании (20%);
– охрана объекта (7%);
– стоимость газа для котельной (5%);
– услуги главного архитектора объекта (1%);
– текущий ремонт здания (6%).
При этом Владимир Шимкин отмечает: «Методы оптимизации расходов на реализованном объекте просты и универсальны. Перед тем как управляющая компания приступит к управлению, она должна полностью изучить все системы здания, как они работают, и как будет производиться их обслуживание. Следующий этап – разрабатка комплекса мероприятий по обслуживанию этих систем и бюджет на управление зданием. Определяются наиболее затратные статьи расходов и методы их экономии. К примеру, если в нашей структуре затрат расходы на электроэнергию составляют более 20%, мы разрабатываем комплекс мероприятий по экономии электроэнергии. Методы экономии используются следующие: мы стараемся днем не включать электричество в атриуме и других помещениях, где достаточно большое количество естественного освещения. Ночью, когда в здании нет людей, большая часть осветительных приборов и вентиляционные установки также отключаются».
При оптимизации расходов на обслуживание реализованного объекта должен быть разработан наиболее оптимальный график работы обслуживающих компаний, произведен расчет необходимых человеко-часов, уровня и стоимости специалистов для выполнения определенного вида работ.
К примеру, одним из важных и трудоемких элементов технического обслуживания здания является уборка и чистка фасадов. Можно осуществить эти работы с помощью промышленного альпинизма или с применением специального крана, который позволяет осуществлять уборку в труднодоступных местах. Пока в Украине выбор делается чаще всего в пользу первого метода как более дешевого.
Одним из ключевых моментов достижения максимальной оптимизации расходов является выбор субподрядчиков. Существует несколько способов выбора субподрядных организаций:
– открытый тендер (проводится в основном государственными органами);
– закрытый;
– рекомендация проверенных партнеров.
Тендеры являются наиболее эффективной схемой выбора субподрядчиков, к примеру, клининговых и охранных служб. Проведение тендеров предоставляет возможность узнать информацию о рыночной стоимости услуг и наиболее профессиональных поставщиках, представленных на рынке. Тендеры позволяют также получить наиболее качественное предложение по наиболее интересной стоимости. Что касается обслуживания оборудования, то для новых зданий заказы, как правило, отдаются тем подрядчикам, которые уже работали на объекте – производили монтаж, установку оборудования и т.д., поскольку они должны осуществлять гарантийное обслуживание.


ВОЗНАГРАЖДЕНИЕ УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ
Говоря о различных оптимизирующих схемах, не стоит забывать о том, что обе стороны, как девелопер, так и управляющая компания, должны быть заинтересованы в разумном использовании финансовых ресурсов и экономии затрат. Естественно, наилучшей мотивацией управляющей компании служит финансовое вознаграждение. Существует несколько способов расчета стоимости вознаграждения управляющих компаний, среди которых можно назвать:
– доходный метод – процент от обслуживаемого дохода;
– расходный метод – процент от обслуживаемого расхода;
– фиксированное вознаграждение.
Наиболее распространенной схемой оплаты услуг управляющей компании является процент от объема расходов на обслуживание, который напрямую не заинтересовывает управляющую компанию в экономии.
Однако Алексей Немирович отмечает, что «лучшей мотивации, чем принцип работы с собственником по бюджету расходов (Open book) нет. Профессиональная управляющая компания не станет выдумывать для себя дополнительную работу или искать дополнительные заработки, которые не санкционированы договором или собственником».


СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПО УПРАВЛЕНИЮ ОБЪЕКТОМ НЕДВИЖИМОСТИ
Среди основных критериев качества эксплуатации объекта недвижимости Дмитрий Павлоцкий называет следующие:
– корпоративные информационные системы (КИС) для компьютерной поддержки комплексного обслуживания и предоставления сервисов для управления основными фондами организаций (CAFM);
– использование современных технологий;
– применение профессионального оборудования и оснащения;
– проведение работ специалистами, прошедшими профессиональную подготовку;
– разработанный график планово-предупредительных работ.
Причем анализ стоимости всего жизненного цикла объекта недвижимости, внедрение КИС CAFM, а также прозрачные концепции коммерческого, инфраструктурного и технического управления и внедрение автоматизированной системы перерасчетов Дмитрий Павлоцкий называет одними из основных способов оптимизации расходов на обслуживание здания после введения его в эксплуатацию.
Примером одной из современных технологий, которая в той или иной конфигурации используется на украинском рынке, является BMS (building management system) – система диспетчеризации управления зданием. BMS позволяет дистанционно контролировать работу инженерного оборудования и вовремя реагировать на аварийные ситуации, снижая при этом риски нанесения ущерба имуществу, к примеру, из-за отказа либо сбоя в работе какой-то из систем.


ВЫВОДЫ


Марина Великорецкая, генеральный директор Colliers International FM
фото: Colliers International FM

Учитывая данные касательно западноевропейских рынков, согласно которым после семи лет жизни здания суммарные затраты на обслуживание превосходят затраты на строительство объекта, можно сделать однозначный вывод, что любой собственник недвижимости должен быть заинтересован в оптимизации затрат на обслуживание здания. Будущие расходы должны анализироваться и планироваться еще на этапе проектирования объекта. Только в этом случае можно учесть и оптимизировать все возможные затраты и избежать дорогостоящей замены оборудования в будущем.
На реализованном объекте оптимизация может также производиться, однако оптимизирующие схемы должны разрабатываться профессиональными управляющими компаниями. При этом необходимо учитывать, что неразумная экономия затрат на эксплуатацию может привести к нарушению регламента обслуживания оборудования, что, в свою очередь, станет причиной уменьшения срока его службы, и нанесет ущерб всему объекту.
Комментируя ситуацию на российском рынке, Марина Великорецкая, генеральный директор Colliers International FM, отмечает: «Конкуренция – вот основная мотивация экономии затрат. Для участия в тендере каждая управляющая компания старается предложить лучшую цену, наиболее квалифицированных специалистов, сотрудников и т.д. После победы в тендере УК уже не сможет отклониться от предложенных цен, поскольку они будут заложены в бюджете. А затратная часть, как правило, прозрачна и ее можно проверить».