ОБ ИССЛЕДОВАНИИРоль офисных помещений становится все более стратегическим и важным вопросом для поддержания требований бизнесаФОТО: ISИсследование рассматривает компании, базирующиеся в России, которые уже используют современные стратегии планирования рабочих мест, а также те, которые думают о том, чтобы применить их в ближайшем будущем. Исследование основывалось на личных встречах и анкетировании, которые включали вопросы о развитии и применении стратегии планирования рабочих мест, их организации (планировка офиса, дизайн интерьера), технологии и стиле работы сотрудников.Участниками данного опроса являлись компании, которые арендуют 11% от общего объема офисных площадей класса А в Москве (около 300 000 м2) и представляют 7 бизнес-секторов. В целом, в исследовании приняло участие 20 иностранных и российских компаний.Половина опрошенных компаний имеет штат сотрудников менее чем 1500 человек. Другая половина состоит из компаний со штатом от 1500 до 3000 человек. Что касается размера офисных площадей, то шесть компаний арендуют более 20 000 м2, размер офиса четырех компаний варьируется в диапазоне от 10 000 до 20 000 м2. Остальные участники опроса – представители компаний, арендующих площади в бизнес-центрах в объеме от 2500 до 10 000 м2.Исследование было проведено в мае и июне 2013 года.НЕОБХОДИМОСТЬ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧИХ МЕСТКак выяснила компания Jones Lang LaSalle, сегодня многим организациям в Москве приходится использовать офисы с устаревшим дизайном и постройкой прошлого века, характеризующиеся явной направленностью на индивидуальную работу, представленные комнатами квадратной формы и отдельными кабинетами. Тем не менее, мир меняется быстро, в основном за счет глобализации и нововведений в технологиях.Роль офисных помещений становится все более стратегическим и важным вопросом для поддержания требований бизнеса. Руководство компаний стало уделять внимание не только экономии рабочего пространства, но и экологическим инновациям. Эффективное планирование рабочих мест ставит новое поколение сотрудников в один ряд с развивающимся бизнесом.Одним из основных двигателей программ планирования рабочих мест выступает снижение расходов. Организации должны осуществлять эти программы, ориентируясь на дату истечения текущего договора аренды. С помощью мониторинга предстоящей активности арендаторов компании могут лучше планировать и регулировать изменения.Согласно исследованию, одним из основных двигателей программ планирования рабочих мест в офисах компаний выступает снижение расходовФОТО: ISПреимущества современной стратегии планирования рабочих мест:– повышение эффективности пространства;– повышение продуктивности и показателей за счет наиболее подходящего помещения, технологий и планирования размещения сотрудников;– снижение расходов на коммерческую недвижимость;– совершенствование подбора и удержания персонала за счет улучшенного рабочего места;– улучшение бренда и культуры компании;– повышение эффективности организации.АНАЛИЗ ОСНОВНЫХ ВЫВОДОВВопрос: Какое утверждение лучше всего описывает стратегию планирования рабочих мест в Вашей компании в Москве?В настоящий момент некоторые организации, являющиеся ведущими в индустрии, активно развивают программы планирования рабочих мест, а некоторые только собираются приступить к этому. Стратегия помогает компаниям, которые ее используют, снижать издержки и быть более востребованным работодателем.Во время исследования были опрошены крупнейшие международные и российские компании – представители семи разных индустрий. Все компании отметили, что они уже используют стратегию планирования рабочих мест или находятся в процессе ее осуществления в течение следующих 12 месяцев.Большинство компаний используют в своей стратегии открытую планировку, совмещенную с несколькими отдельными кабинетами для руководителей и несколькими рабочими станциями общего пользования для административных функций.Только две компании ответили, что все их рабочие станции расположены в открытом пространстве.Когда был задан вопрос о возможном расширении штата сотрудников, 80% интервьюеров подтвердили, что они предусматривают увеличение количества персонала в существующих помещениях.Вопрос: Сколько отдельных кабинетов предусмотрено в Вашем головном офисе?Большинство опрошенных компаний подтвердили, что отдельные кабинеты предназначены для руководителей и начальников отделов. Размеры кабинетов варьируются в пределах от 12 до 30 м2.Также отдельные кабинеты предназначены для IT-отдела, бухгалтерии, отдела по работе с персоналом, юридического департамента и других функций. Количество людей в таком кабинете в большинстве компаний – от четырех до восьми человек.Вопрос: Сколько отдельных рабочих станций предусмотрено в головном офисе Вашей компании?Все респонденты ответили, что у большинства сотрудников имеется индивидуальная рабочая станция, установленная в открытом пространстве. Под индивидуальной рабочей станцией большинство организаций чаще всего подразумевают два стандарта рабочего стола размером: 140х80 см и 160х80 см.Представитель одной международной консалтинговой компании отметил: «Сотрудники предпочитают свое собственное пространство, даже если они не используют его. Эту культурную особенность очень сложно изменить».Наиболее «щедрыми» в предоставлении индивидуального рабочего пространства оказались банки и компании газового и нефтяного секторов.Большинство компаний используют в своей стратегии открытую планировку, совмещенную с несколькими отдельными кабинетами кабинетами для руководителей и несколькими рабочими станциями общего пользования для административных функцийФОТО: ISВопрос: Использует ли Ваша компания практику «свободного рабочего места» (desk-sharing)?Практика «свободного рабочего места» используется только в шести из двадцати компаний для некоторых специализированных отделов. Опрос показал, что из всех бизнес-секторов, которые были исследованы, международные консалтинговые и производственные компании указали, что значительное количество рабочих станций не закреплено за кем-либо. В некоторых компаниях рабочие станции могут быть забронированы электронным способом и каждому из сотрудников предоставляется ящик для хранения вещей. В зависимости от подразделения коэффициент «свободного рабочего места» может варьироваться от 1,2 до 1,5 человека на один стол.Представители двух банков ответили, что практика «свободного стола» используется в основном для вспомогательных отделов. Незакрепленные рабочие станции предназначены для сотрудников колл-центров (call center) со сменным рабочим графиком. Две международные фармацевтические компании подтвердили, что такая практика распространена для персонала отдела продаж.Вопрос: Какое количество переговорных комнат предусмотрено в головном офисе?Большинство компаний ответили, что переговорные комнаты расположены в разных частях офиса. В трех компаниях выделена специальная зона (отдельный этаж), предназначенная только для переговорных комнат. Обычно все переговорные комнаты расположены в головном офисе. Размеры комнаты варьируются от 6 до 11 м2 для маленьких комнат и до 60 м2 для больших. У большинства компаний переговорные комнаты оборудованы телефонами, сетевыми соединениями, проекторами и т.д. В нескольких организациях некоторые переговорные комнаты могут быть трансформированы, если это необходимо.Почти все компании подтвердили наличие в их офисе хотя бы одного конференц-зала вместимостью от 50 до 200 человек.Вопрос: Какие форматы общих помещений для сотрудников существуют в Вашем офисе?Тихие комнаты, комнаты для сконцентрированной работы, круглые столы в рабочих зонах, специальные комнаты для руководителей, «зеленые» зоны считаются как характерными форматами общих помещений, так и альтернативными.Вопрос: Какие дополнительные типы помещений, направленных на повышение комфорта для сотрудников и баланс труда с личной жизнью (employee-friendly/work-life balance), предусмотрены в Вашем офисе?Все организации подтвердили наличие зон для отдыха в своих офисах. Самыми популярными стали тренажерные залы, душевые комнаты, кухни, кафе, балконы и отдельные комнаты для отдыха. Наименее распространенными стали комнаты для занятия йогой, массажные кресла и игровые комнаты – их наличие было зафиксировано в офисах только трех компаний.Представитель одной из компаний сказал: «Пространство, в котором ты находишься 8 часов в день, влияет на поведение, поэтому мы думали о том, как поддерживать баланс труда и личной жизни в нашем офисе».Вопрос: Допускает ли компания гибкий график работы/работу из дома?Что касается возможности гибкого рабочего графика, большинство респондентов (85%) отвечали, что нет официальной политики в отношении этого вопроса. Расписание рабочего времени сотрудника зависит от конкретного случая и регулируется начальником отдела. 9 из 20 компаний отметили, что они позволяют сотрудникам гибкий рабочий график при условии, что общее количество рабочих часов в день будет не менее 8. Только в одной организации гибкое расписание строго запрещено.Работу из дома позволяют 7 из 20 участников опроса.Представитель одной производственной компании отметил: «Не более 10% нашего персонала работает из дома. В среднем, люди работают из дома не более одного дня в неделю».Вопрос: Используют ли сотрудники настольные или переносные компьютеры/ другие мобильные устройства, предоставляемые компанией?Большинство компаний ответили, что предоставление переносных компьютеров зависит от специфики работы и частоты деловых поездок. Некоторые также отметили, что такие устройства как Blackberry и iPad предоставляются в пользование в зависимости от позиции сотрудника.Вопрос: Использует ли Ваша компания систему электронного документооборота? Если нет, как Вы храните документы?Электронный документооборот предназначен для обработки и хранения документов. Две трети участников опроса используют систему электронного документооборота. Несколько арендаторов подтвердили наличие собственной архивной комнаты. Во всех компаниях, использующих эту систему, предусмотрен как собственный, так и резервный дистанционный сервер.Вопрос: Проводите ли Вы исследование удовлетворенности сотрудников рабочими местами?Только 40% респондентов проводят анкетирование на регулярной основе (ежегодно или дважды в год). Исследования удовлетворенности рабочими местами входят в общее исследование удовлетворенности сотрудников. Некоторые компании сообщили, что в данный момент находятся в процессе осуществления программы, которая позволит оценить удовлетворенность сотрудников в рабочих местах.Вопрос: Проводятся ли в Вашей компании программы обучающих тренингов (Change management program) для того, чтобы информировать сотрудников о стратегии планирования рабочих мест в организации?Программа обучающих тренингов – это один из ключевых элементов любых перемен в планировании рабочих мест. Программы обучающих тренингов были проведены в 65% компаний, участвующих в опросе. Также они отметили, что тренинги для сотрудников были важным компонентом программы планирования рабочих мест. Стандартный тренинг включал в себя показ презентаций нового дизайна и планировки, информацию о дате переезда и прочее.Некоторые респонденты ответили также, что особое внимание было уделено смене индивидуальных кабинетов на открытую планировку, так как многие сотрудники были «эмоционально» не готовы принять новый формат офиса «без стен». Тем не менее, все участники опроса согласились с преимуществами открытого офисного пространства. Представитель фармацевтической компании отметил: «Открытая планировка рабочих мест в офисе усилила связь между командами, что и было основным замыслом нашего руководства».С другой стороны, представитель российского банка отметил: «Никаких программ обучающих тренингов не было предусмотрено в нашей компании, но каждому сотруднику было предоставлено комфортное просторное рабочее место».Большинство опрошенных в ходе исследования компаний ответили, что если бы у них был выбор, они бы предпочли «зеленое» зданиеФОТО: ISВопрос: Какие проблемы, связанные со стратегией планирования рабочих мест в Москве, возникали в Вашей компании?Половина компаний ответили, что первоначально столкнулись с сопротивлением сотрудников относительно этого процесса. Международная медиа-компания отметила: «Первые пару недель после нашего переезда в открытое офисное пространство административный отдел ежедневно получал жалобы по разным причинам. После трех месяцев недовольство прекратилось».«У нас было несколько сотрудников, которые пытались создать стены из растений вокруг их рабочих мест», – заявляли другие респонденты.Представитель одной компании сказал: «Ранее разные отделы компании находились в разных офисах в Москве. Совмещение их в одном пространстве эффективно, но было нелегко для восприятия некоторых сотрудников по причине разной культуры работы. Мы знаем, что необходимо время для того, чтобы люди привыкли к новому офису».Вопрос: Какие основные заключения/наблюдения были отмечены Вашей компанией в ходе осуществления стратегии планирования рабочих мест?Одна международная консалтинговая компания ответила: «Мы осуществляли стратегию планирования рабочих мест до кризиса, поэтому у нас была возможность арендовать большие площади. Если бы мы делали это снова, были бы осторожнее».Представители компании нефтегазового сектора отметили: «Если бы мы делали это снова, то использовали бы тот же способ. Каждая стратегия планирования рабочих мест – это обучающий процесс, мы научились многому из нашей программы. Сейчас для нас самое важное, чтобы наш персонал чувствовал себя комфортно».Одна организация добавила: «Наиболее успешный процесс планирования рабочих мест – это тот, который поддерживает высшее руководство компании».Другой респондент отметил: «В прошлом у нас было несколько офисов в Москве, разные подразделения находились в отдельных офисах. Новая стратегия объединила все департаменты, что позволило сэкономить время некоторых сотрудников на передвижение из одного офиса в другой».Важны ли для Вашей компании экологические инновации?Осуществление стратегии планирования рабочих мест создает возможность для компаний усовершенствовать экологические инновационные программы.– Две трети участников опроса подтвердили наличие специальной системы повторной переработки бумаги (follow-me printing).– «Зеленые» зоны (растения, экзотические деревья) представлены в большинстве офисов.Большинство компаний ответили, что если бы у них был выбор, они бы предпочли «зеленое» здание. Это важный критерий при выборе нового офиса. Однако в общем объеме предложения новых офисных помещений в Москве немного зданий соответствует этим стандартам. На данный момент, доля «зеленых» зданий составляет 2,5% от общего офисного предложения в столице России.ЗАКЛЮЧЕНИЕПо мнению экспертов компании Jones Lang LaSalle, современное рабочее место не должно быть определено единым форматом. То, что подходит для одной компании, может быть неприемлемо для другой. Каждая стратегия должна быть определена в зависимости от основных ценностей компании. Правильно реализованная стратегия планирования рабочих мест может стать основным элементом перемен в компании и положительно повлиять на мотивацию и продуктивность сотрудников. Рабочее место – это важный компонент корпоративной культуры.Стратегия планирования рабочих мест никогда не будет полностью «совершенна». Как и другие бизнес-стратегии, она развивается постепенно, требует наблюдения и непрерывного усовершенствования. Стратегия планирования рабочих мест будет следовать за изменениями в бизнесе.
